De: Fernando Ferreira [mailto:fernandoferreira@tjsc.jus.br]
Enviada em: quarta-feira, 27 de outubro de 2010 14:19
Para: Emiliana Brandão Lago; ‘Selo Digital’
Assunto: Re: Projeto Selo Digital – Setor Financeiro das Serventias Extrajudiciais
Prezada Emiliana e equipe da Extradigital,
De fato, as questões relacionadas a escrituração do livro-caixa e dos recibos segundo a sistemática inserida pelo Provimento n. 36/2009 tem causado certa inquietação na comunidade dos notários e registradores notadamente com relação a sua operacionalização nas serventias extrajudiciais de Santa Catarina. Nesse passo, no intuito de aclarar a sistemática e tentar pacificar a questão, passaremos a descrever pormenorizadamente os procedimentos de escrituração do livro-caixa a partir dos recibos emitidos que deverão ser adotados em todas as serventias extrajudiciais do estado.
De início, importante destacar que o art. 546-A do Código de Normas da Corregedoria-Geral da Justiça de Santa Catarina enumera os elementos que devem ser inseridos no livro-caixa, a destacar:
“Art. 546-A. A serventia adotará livro-caixa, elaborado a partir das informações do sistema de automação, que conterá:
I – espaço destinado a menção das receitas diárias contendo:
a – data do lançamento;
b – código do ato;
c – descrição do ato;
d – tipo de selo;
e – número do selo;
f – número de protocolo;
g – número e descrição dos recibos emitidos (“RECIBO”, “RECIBO DE ANTECIPAÇÃO DE EMOLUMENTOS” ou “RECIBO COMPLEMENTAR”);
h – número e folha do livro;
i – base legal para o valor;
j – isenção do ato;
k – valor discriminado;
l – ressarcimento de atos gratuitos;
m – ajuda de custo.
II – espaço destinado ao registro de todas as despesas diárias contendo:
a – data do lançamento;
b – descrição detalhada da despesa;
c – espécie e número do documento que comprova a despesa;
d – valor;
III – espaço destinado a totalização das despesas e receitas e transporte dos valores diários ao próximo dia.
Parágrafo único. O sistema deverá possibilitar a realização de consultas e emissão de relatórios diários, mensais e anuais de receitas e despesas”.
Diante dos caracteres enumerados acima, várias dúvidas e questionamentos foram endereçados a este órgão censor sobretudo tocante ao modo de escrituração do livro, uma vez que difere em muitos aspectos daquele confeccionado por profissional da contabilidade e destinado à Receita Federal para fins do cálculo do Imposto de Renda. Ao todo, foram respondidas, apenas pela Comissão de Implantação do Selo Digital de Fiscalização, 13 questionamentos diferentes sobre recibos e livro-caixa, os quais compuseram o FAQ do Selo Digital, sem contar o sem número de questionamentos sobre o mesmo tema e que foram prontamente respondidos pela assessoria correicional por meio do sistema S@E. Diante disso, e em atenção às situações detectadas nas inúmeras inspeções correicionais realizadas, esclarecer-se-á nas linhas a seguir o procedimento básico de emissão de recibos e escrituração do livro-caixa que objetiva conciliar as dificuldades dos serventuários com os objetivos do referido provimento.
Primeiramente, importante salientar que o art. 540 do CNCGJ, em seu parágrafo primeiro, elenca as modalidades de recibo que devem ser emitidas nas serventias, quais sejam, o “Recibo de Antecipação de Emolumentos” e o “Recibo Complementar”, os quais compõem rol meramente exemplificativo, ou seja, é plenamente possível que entre o recibo de antecipação de emolumentos e o recibo complementar sejam emitidos tantos recibos quantos forem necessários para representar os pagamentos realizados para os usuários ou as devoluções da serventia para eles. Exemplificando, com base na sistemática do registro de imóveis, teríamos a seguinte situação: O usuário chega na serventia com um título para registro, ocasião em que recolhe emolumentos de forma antecipada, com a previsão daquele registro – aqui é emitido o recibo de antecipação de emolumentos (1). Ato contínuo, protocolado o título, o registrador de imóveis, durante o prazo do art. 768 do CNCGJ, realiza novas exigências ao usuário, ocasião em que terá ele que arcar com mais um pagamento a título de emolumentos – aqui será emitido novo recibo genérico ou recibo de complementação de valores (2), referente às quantias pagas. No transcurso do processo, percebe-se que, por algum motivo, houve um pagamento a maior pelo usuário, momento em que um recibo de devolução (3) será emitido, no qual deverá constar a saída de valores da serventia. Ao final, no momento da entrega do ato para a parte, deverá ser emitido o recibo complementar (4), no qual constaria o número do selo empregado.
Pela sistemática exemplificada, as informações dos recibos emitidos serão todas utilizadas para a escrituração do livro-caixa, justamente porque correspondem a receitas e despesas da serventia. Nos recibo de antecipação de emolumentos (1) e recibo genérico ou recibo de complementação de valores (2), houve entrada de valores no caixa (receitas). No recibo de devolução (3), houve uma saída de valores do caixa da serventia (despesas). Até esse momento, a escrituração do livro-caixa com essas informações apresenta-se pacífica e sem maiores devaneios. Todavia, ao tentar-se inserir no livro-caixa o recibo complementar (4), que apresenta, além das informações do selo, os valores pagos nos demais recibos, acaba-se por ocasionar um problema de duplicidade de escrituração, fato que inevitavelmente irá importar em um equívoco no fechamento do caixa.
Desse modo, deve-se interpretar o recibo complementar como um demonstrativo dos pagamentos realizados pelo usuário ao longo do processo criado para a lavratura de um ato, com a discriminação do número do selo empregado no ato e do número e do valor dos recibos emitidos, recibo esse que deverá ser entregue para a parte justamente para que ela verifique todos os pagamentos utilizados e o número do selo empregado no ato. Eventual pagamento realizado no momento da conclusão do ato será acompanhado, igualmente, de um recibo a comprovar o pagamento, recibo esse cujo número também integrará o recibo complementar/demonstrativo de pagamentos.
No momento da lavratura do ato, devem ser informados os números dos recibos emitidos. Já nos recibos anteriores a lavratura do ato, como o recibo de antecipação de emolumentos (1) e o recibo genérico ou recibo de complementação de valores (2), basta constar o valor recebido do usuário e a discriminação do ato a ser praticado, por exemplo, “lavratura de escritura de compra e venda”, mesmo que o ato, nesse caso, a escritura, só venha a ser concluído em momento futuro.
O que se deve ter sempre em mente é que os recibos, via de regra, devem ser emitidos tão somente na ocasião em que os pagamentos forem realizados e devem apresentar uma numeração contínua, ressalvada, nesse último caso, a sistemática do recibo complementar tal como demonstrado em linhas acima.
Ainda sobre o livro-caixa, importante ressaltar que a sistemática trazida pelo Provimento n. 36/2009 é de que todos os valores que passem pelo caixa da serventia, de algum modo, sejam escriturados em um livro de modo a demonstrar as entradas e saídas de valores, de forma detalhada, com base em cada recibo emitido, individualmente, com a sua respectiva numeração. De fato, a metodologia utilizada no livro-caixa segundo o art. 546-A do CNCGJ mostra-se mais completa e pormenorizada do que a metodologia utilizada pela Receita Federal na apuração do Imposto de Renda da Pessoa Física do titular da serventia extrajudicial. Dessa forma, nada impede que a serventia mantenha em seu acervo o livro-caixa tal qual preconizado pelo CNCGJ, o que de fato é sua obrigação, e, simultaneamente, contrate profissional de contabilidade para elaborar a declaração de imposto de renda com base nos dados do livro-caixa, até mesmo procedendo à confecção dos documentos e demonstrativos fiscais no padrão exigido pela receita federal, novamente com base nos dados do já escriturado livro-caixa, deixando de lado receitas e despesas não exigidas pelo órgão de controle fiscal. No entanto, tal proceder não significa manter 2 livros-caixas paralelos e simultâneos, mas apenas aproveitar as informações do livro-caixa do art. 546-A do CNCGJ para a escrituração dos livros destinados à Receita Federal por ocasião da confecção da declaração do imposto de renda.
Por fim, alertamos que a matéria encontra-se em permanente estudo pela Comissão de Implantação do Selo Digital de Fiscalização e pela Assessoria Correicional desta CGJ, de modo a tornar factível a elaboração do livro-caixa extraído diretamente a partir do sistema em todas as serventias extrajudiciais do estado, assim como garantir a emissão correta de recibos, igualmente a partir do sistema. Informamos, ainda, que o estudo quanto à possibilidade de se manter alguns documentos ou livros das serventias apenas em meio digital também se encontra em andamento nesta assessoria correcional, cuja conclusão espera-se seja divulgada em breve.
Ficamos à disposição para eventuais esclarecimentos.
Atenciosamente,
Fernando M. Ferreira
Comissão de Implantação do Selo Digital de Fiscalização.
Visite o portal do Selo Digital (http://www.tjsc.jus.br/selo/)
Visite também o FAQ do Selo Digital (http://www.tjsc.jus.br/selo/Faq_selo.html)
From: Emiliana Brandão Lago
Sent: Thursday, October 21, 2010 5:06 PM
To: ‘Selo Digital’
Cc: ‘Fernando Ferreira’
Subject: Projeto Selo Digital – Setor Financeiro das Serventias Extrajudiciais
Egrégio Tribunal de Justiça de Santa Catarina
Vice Corregedoria-Geral de Justiça de Santa Catarina
Divisão de Selos Digitais
Florianópolis/SC, 21 de Outubro de 2010.
A Extradigital Tecnologia permanece empenhada em adaptar seus sistemas de automação, para Serventias Extrajudiciais, ao Projeto do Selo Digital de Fiscalização.
No decorrer do trabalho, nos deparamos com algumas situações que trarão mudanças significativas às práticas diárias dos Oficiais, prepostos e demais funcionários de Cartórios.
Neste ínterim, passo a tecer alguns pontos de maior relevância e, ao final de cada um deles, questionamentos serão feitos, para que possamos cotejar toda a teoria do Projeto de Selo Digital com a estrutura dos sistemas que desenvolvemos e transmiti-los à prática de forma harmoniosa.
01.
Prática atual: OS recibos são gerados no momento em que o cliente (usuário dos serviços Extrajudiciais) realiza o pagamento do ato. Desta forma, por exemplo, propicia-se a vinculação, em um mesmo recibo, de diversas espécies de atos que o Cartório praticou (reconhecimento de firmas + autenticação + escritura pública + procuração). Estes valores podem sofrer alterações até o momento em que o recibo é gerado. Adota-se a metodologia de abertura de uma Ordem de Serviço, resultando, ao final, quando pago, em um recibo. Prática semelhante encontra-se nos pagamentos de Correntistas, onde os atos são praticados no decorrer do mês e pagos ao final deste, normalmente. Ao realizar o pagamento, o Cartório emite um único recibo.
Nestas situações, a data de geração e registro dos atos pode divergir da data de geração do recibo.
Dúvida: No Projeto Selo Digital, é necessário informar junto ao Ato, no momento em que o mesmo é realizado, o número do Recibo e o valor total do Recibo. Desta forma, é correto afirmar que as práticas atuais, descritas acima, estão em desacordo e não poderão mais serem realizadas?
02.
Procedimento descrito na documentação do Projeto de Selo Digital: Constatou-se no Projeto Selo Digital, um tipo de Recibo chamado “Recibo de antecipação”.
Dúvidas:
O Cartório poderá lançar um Recibo precedente aos Atos, listando todos aqueles que serão realizados item a item, e, posteriormente, quando o Ato for lavrado/registrado, vinculá-los a este Recibo?
Mesmo que o Ato seja feito em Data posterior?
Neste caso, serão informados – ao Portal do Selo Digital – Ato a Ato, contendo diversos Atos o mesmo nº de Recibo e valor de Recibo, mas diferentes valores para cada Ato?
03.
Prática atual:O Livro caixa conterá todos os Recibos gerados, incluindo os itens reembolsáveis, como os valores de títulos, juros, FRJ do Protesto (já que o cartório é quem paga a guia) e todas as despesas, incluindo-se os reembolsos dos valores não pertencentes ao cartório, que são, efetivamente, repassados a terceiros.
Dúvida: Adotando-se o procedimento descrito, a Serventia não mais deverá mais usar o Livro Caixa para fins de Declaração e/ou Cálculo do IR, uma vez que, para fins de recolhimento, não computam a base de cálculo os valores de terceiros que transitam pelo Cartório. Esta afirmação está correta?
04.
Prática atual: Todos os Atos praticados no dia, independente de o cartório ter recebido o montante dos emolumentos ou não, integram o Livro Caixa. Por exemplo, pagamentos de títulos em cheque.
Dúvidas:
Para fins de Declaração do Imposto de Renda, o Cartorário deverá considerar os Atos praticados no período? Ou apenas dos Atos Recebidos no período?
Para fins de Declaração do Imposto de Renda, deverá realmente ignorar os itens de natureza reembolsáveis, que serão repassados a terceiros, assim como seus lançamentos de pagamentos (repasse)?
Para declaração de IR Pessoa Física, nem todas as despesas do cartório poderão ser declaradas. Desta forma, como no Livro Caixa constarão todas as despesas, o mesmo não poderá ser utilizado para fins de declaração de IR?
Sem mais agradeço pela atenção e fico a disposição para quaisquer esclarecimentos.
Cordialmente.
Emiliana Brandão Lago
emiliana@extradigital.com.br
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